Checklist Audit Jaringan Kantor yang Bisa Anda Kerjakan Sendiri

Bagian satu: apa yang Anda punya

Tiga poin pertama menjawab pertanyaan paling dasar yang sering tidak bisa dijawab: apa saja yang sebenarnya ada.

• Apakah ada daftar seluruh perangkat berikut siapa memakainya dan kapan dibeli? Kalau daftarnya ada tetapi terakhir diperbarui lebih dari setahun lalu, anggap tidak ada.
• Apakah ada daftar seluruh langganan dan lisensi yang sedang berjalan berikut tanggal perpanjangannya? Langganan yang dibayar tetapi tidak dipakai adalah temuan yang hampir selalu muncul.
• Apakah ada gambar atau catatan yang menunjukkan jalur jaringan dari titik masuk internet sampai ke tiap ruangan? Kalau tidak ada satu orang pun yang bisa menggambarkannya, itu temuan tersendiri.

Bagian dua: siapa bisa mengakses apa

Empat poin berikutnya adalah bagian yang paling sering menemukan hal yang mengkhawatirkan, dan hampir selalu bukan karena kelalaian yang disengaja.

• Apakah kata sandi bawaan pada router, switch, access point, dan perekam CCTV sudah diganti? Periksa satu per satu, jangan diasumsikan.
• Apakah ada akun karyawan yang sudah keluar tetapi masih aktif? Bandingkan daftar akun dengan daftar karyawan aktif dari bagian personalia.
• Apakah ada akun admin yang dipakai bersama beberapa orang? Kalau ya, tidak ada jejak siapa melakukan apa, dan itu masalah saat ada yang perlu ditelusuri.
• Siapa yang memegang kata sandi admin untuk tiap sistem, dan di mana disimpan? Kalau jawabannya hanya satu orang dan tidak dicatat di mana pun, itu risiko yang perlu segera dibereskan.

Bagian tiga: cadangan data

Dua poin ini sering jadi temuan paling serius. Cadangan yang berhenti diam-diam adalah hal yang paling sering kami temukan saat audit.

• Kapan cadangan terakhir benar-benar berhasil? Jangan lihat jadwalnya, lihat catatan hasilnya. Cadangan berhenti diam-diam karena penyimpanan penuh atau kata sandi berubah, dan tidak ada notifikasi karena tidak pernah dipasang.
• Kapan terakhir kali pemulihan dari cadangan benar-benar diuji dengan memulihkan berkas dan membukanya? Kalau jawabannya belum pernah, cadangan itu belum terbukti bekerja.

Bagian empat: kondisi fisik

Tiga poin terakhir bisa diperiksa hanya dengan berjalan ke ruang perangkat dan melihat.

• Apakah setiap kabel di rack punya label yang bisa dibaca, dan apakah labelnya cocok dengan catatan? Rack tanpa label berarti setiap penelusuran gangguan memakan waktu berlipat.
• Berapa suhu di ruang perangkat pada siang hari terpanas? Kalau terasa panas saat Anda berdiri di sana, perangkat di dalamnya bekerja pada suhu tinggi terus menerus.
• Kapan terakhir baterai catu daya cadangan diganti atau diuji? Baterai punya umur beberapa tahun, dan yang habis tidak memberi tanda apa pun sampai ada pemadaman.

Cara membaca hasilnya

Kalau ada temuan pada bagian cadangan data, itu prioritas tertinggi tanpa perlu diperdebatkan. Semua temuan lain bisa menunggu; yang ini tidak.

Temuan pada bagian akses adalah prioritas kedua. Kata sandi bawaan yang belum diganti dan akun karyawan keluar yang masih aktif keduanya bisa dibereskan dalam hitungan jam, dan menutup risiko yang cukup besar.

Temuan pada bagian inventaris dan kondisi fisik biasanya tidak mendesak, tetapi membuat semua pekerjaan berikutnya lebih lambat dan lebih mahal. Ini yang layak diselesaikan saat ada waktu lapang.

Apa yang tidak bisa diperiksa tanpa alat

Daftar di atas sengaja disusun untuk bisa dikerjakan tanpa alat khusus. Ada beberapa hal yang memang butuh alat dan keahlian.

Pengujian kabel per titik butuh alat penguji bersertifikasi yang harganya cukup mahal. Pengukuran redaman fiber butuh alat OTDR. Pemetaan kabel yang tidak berlabel butuh alat penjejak.

Pemeriksaan konfigurasi keamanan perangkat jaringan secara mendalam juga butuh pemahaman yang spesifik. Untuk itu, audit oleh pihak luar masuk akal — bukan karena tim Anda tidak mampu, melainkan karena butuh alat dan waktu yang tidak sepadan untuk dimiliki sendiri.

Seberapa sering pemeriksaan ini perlu diulang

Bagian cadangan data sebaiknya diperiksa bulanan. Ini yang paling cepat berubah dan paling merugikan kalau terlewat.

Bagian akses sebaiknya diperiksa setiap kuartal, dan setiap kali ada karyawan yang keluar.

Bagian inventaris dan kondisi fisik cukup setahun sekali, atau setiap kali ada perubahan besar seperti pindah kantor atau penambahan perangkat dalam jumlah banyak.

Menyusun temuan jadi rencana kerja

Daftar temuan tanpa urutan pengerjaan cenderung tidak dikerjakan sama sekali, karena tidak jelas harus mulai dari mana. Kelompokkan hasilnya jadi tiga.

Kelompok pertama: yang bisa diselesaikan hari itu juga tanpa biaya. Mengganti kata sandi bawaan, menutup akun karyawan yang sudah keluar, dan menyalakan notifikasi untuk cadangan yang gagal semuanya masuk kelompok ini. Kerjakan lebih dulu, karena hasilnya langsung dan tidak perlu persetujuan siapa pun.

Kelompok kedua: yang butuh waktu tetapi tidak butuh anggaran. Menyusun inventaris, memberi label kabel, membuat prosedur penutupan akun, dan memetakan jaringan. Ini bisa dijadwalkan beberapa jam per minggu sampai selesai.

Kelompok ketiga: yang butuh anggaran. Penggantian perangkat, penambahan penyimpanan, dan perbaikan pendinginan ruang perangkat. Untuk kelompok ini, susun perkiraan biaya berikut perkiraan kerugian kalau dibiarkan, dan ajukan sebagai satu paket bukan satu per satu.

Yang paling sering terjadi tanpa pengelompokan ini: seluruh daftar diserahkan ke manajemen sekaligus, terlihat mahal, lalu ditunda seluruhnya termasuk yang sebenarnya gratis.

Simpan hasil audit tiap tahun dalam berkas terpisah, jangan ditimpa. Perbandingan antar tahun memperlihatkan hal yang tidak terlihat dari satu kali pemeriksaan: apakah jumlah temuan berkurang, dan apakah temuan yang sama muncul lagi setelah pernah dibereskan.