Jasa Migrasi Sistem IT dengan Rencana Kembali yang Jelas

Memetakan apa yang bergantung pada apa

Sebelum memindahkan apa pun, perlu diketahui apa saja yang bergantung pada sistem itu. Server berkas yang terlihat berdiri sendiri sering ternyata dipakai aplikasi lain, mesin cetak label, atau proses terjadwal yang dibuat bertahun-tahun lalu.

Pemetaan dilakukan dengan dua cara: menanyakan ke pengguna dan memeriksa apa yang benar-benar terhubung. Keduanya perlu, karena yang ditanyakan sering tidak lengkap dan yang terpantau sering tidak menjelaskan konteksnya.

Temuan yang paling sering muncul adalah proses yang tidak ada yang tahu siapa membuatnya, tetapi tetap berjalan dan hasilnya dipakai. Menemukannya sekarang jauh lebih baik daripada menemukannya setelah proses itu berhenti.

Menyiapkan sistem baru sambil yang lama tetap jalan

Sistem baru dibangun dan diuji sepenuhnya sebelum ada perpindahan apa pun. Selama masa itu, sistem lama tetap melayani seperti biasa dan pengguna tidak merasakan perbedaan.

Pengujian dilakukan dengan salinan data nyata, bukan data contoh. Data nyata selalu punya keanehan yang tidak muncul pada data contoh: karakter yang tidak lazim di nama berkas, folder yang terlalu dalam, atau berkas yang ukurannya di luar dugaan.

Pengguna kunci dari tiap bagian diminta mencoba sistem baru sebelum perpindahan. Yang mereka temukan hampir selalu berbeda dari yang ditemukan tim teknis, dan biasanya lebih penting.

Perpindahan bertahap, bukan sekaligus

Memindahkan semua sekaligus terlihat lebih cepat tetapi menumpuk seluruh risiko pada satu malam. Kalau ada yang salah, semuanya salah bersamaan dan sulit ditelusuri.

Yang kami lakukan adalah memindahkan per bagian: satu divisi, satu jenis data, atau satu layanan dalam satu waktu. Tiap bagian diperiksa berjalan normal selama beberapa hari sebelum lanjut ke berikutnya.

Cara ini membuat migrasi selesai lebih lama secara kalender, tetapi setiap masalah yang muncul terisolasi dan mudah dikembalikan. Untuk pelanggan yang tidak bisa menanggung risiko berhenti, ini hampir selalu pilihan yang benar.

Rencana kembali yang ditulis sebelum mulai

Rencana kembali berisi tiga hal: kapan kami memutuskan bahwa migrasi tahap ini gagal, langkah apa yang dijalankan untuk kembali, dan berapa lama itu memakan waktu.

Ditulis sebelum pekerjaan dimulai, bukan disusun saat ada masalah. Keputusan yang diambil saat panik hampir selalu lebih buruk daripada keputusan yang sudah disepakati saat tenang.

Yang juga ditentukan sebelumnya adalah siapa yang berwenang memutuskan kembali. Tanpa itu, yang terjadi biasanya menunda keputusan sambil mencoba memperbaiki, dan waktu berhenti jadi jauh lebih panjang.

Sistem lama tidak langsung dimatikan

Setelah perpindahan selesai, sistem lama dipertahankan dalam keadaan bisa dinyalakan selama beberapa waktu, biasanya beberapa minggu sampai satu bulan.

Alasannya sederhana: selalu ada hal yang baru ketahuan setelah pemakaian nyata. Berkas yang jarang dibuka, laporan bulanan yang baru dijalankan akhir bulan, atau data lama yang ternyata masih dibutuhkan.

Setelah masa itu lewat tanpa ada yang membutuhkan, sistem lama baru dimatikan dan datanya diarsipkan sebagai salinan dingin.

Yang tidak bisa dijanjikan

Kami tidak menjanjikan migrasi tanpa berhenti sama sekali. Selalu ada jendela, meski pendek, dan kami sebutkan perkiraannya di awal daripada menjanjikan nol lalu meleset.

Kami juga tidak menjanjikan semua aplikasi lama pasti berjalan sama persis di sistem baru. Untuk aplikasi yang dibuat vendor lain, yang bisa kami lakukan adalah menguji sedini mungkin dan melibatkan vendornya sebelum perpindahan, bukan setelah.