Jasa IT Outsourcing: Tim Tanpa Beban Rekrutmen

Tiga hal yang tidak Anda dapat dari merekrut sendiri

Perbandingan biaya antara outsourcing dan merekrut sendiri sering dimenangkan merekrut sendiri, kalau yang dibandingkan hanya gaji. Tetapi yang dibeli memang bukan hanya tenaga.

Pertama, kelangsungan. Karyawan IT tunggal yang cuti, sakit, atau mengundurkan diri meninggalkan lubang yang tidak ada penambalnya. Teknisi kami yang berhalangan digantikan orang yang sudah membaca catatan di tempat Anda.

Kedua, kedalaman. Satu orang tidak mungkin ahli di jaringan, server, keamanan, dan perangkat sekaligus. Teknisi yang ditempatkan didampingi tim di kantor kami untuk hal di luar kemampuannya, tanpa Anda perlu mencari konsultan tambahan.

Ketiga, dokumentasi sebagai keharusan. Karyawan sendiri boleh saja rajin mencatat, tetapi itu tergantung orangnya. Bagi teknisi kami itu bagian dari pekerjaan yang diperiksa atasannya.

Pilihan bentuk penempatan

Tidak semua perusahaan butuh orang setiap hari. Kami menyediakan beberapa bentuk yang bisa dinaikkan atau diturunkan tanpa mengganti kontrak.

IT support onsite berbasis panggilan cocok untuk kebutuhan sesekali. Penempatan beberapa hari per minggu cocok untuk kantor menengah yang gangguannya rutin tetapi tidak terus menerus. Penempatan penuh cocok untuk perusahaan dengan banyak perangkat atau sistem yang tidak boleh berhenti.

Untuk pabrik yang berjalan lebih dari satu shift, ada bentuk keempat: operator IT harian yang menjaga pemantauan dan pencatatan insiden pada shift tertentu, dengan serah terima tertulis antar shift.

• Panggilan per kunjungan — untuk kebutuhan sesekali, tanpa komitmen bulanan.
• Penempatan dua sampai tiga hari per minggu — untuk kantor menengah.
• Penempatan penuh lima hari — untuk perusahaan dengan banyak perangkat.
• Operator shift — untuk pabrik yang berjalan lebih dari satu shift.

Bagaimana teknisi dipilih

Uji sebelum penempatan berisi pekerjaan nyata, bukan pertanyaan hafalan: memasang dan menguji kabel jaringan, menelusuri gangguan yang sengaja dibuat, dan menyusun ulang pengaturan dari catatan yang tidak lengkap.

Yang ketiga paling menentukan. Kemampuan bekerja dari dokumentasi yang tidak sempurna adalah kemampuan yang paling sering dibutuhkan di lapangan, dan paling jarang diuji orang lain.

Selain kemampuan teknis, kami cocokkan dengan lingkungan kerjanya. Kantor dengan banyak karyawan non-teknis butuh orang yang sabar menjelaskan; pabrik butuh orang yang terbiasa dengan prosedur dan alat pelindung diri; hotel butuh orang yang bisa membawa diri di depan tamu.

Batas pekerjaan dan kesepakatan di awal

Kami tuliskan lingkup pekerjaan teknisi sejak awal, termasuk yang di luar lingkup. Ini bukan untuk membatasi bantuan, melainkan untuk menghindari keadaan yang merugikan kedua pihak.

Yang paling sering terjadi tanpa kesepakatan itu: teknisi lama-lama diminta mengerjakan hal di luar IT, lalu tidak sempat mengerjakan yang sebenarnya Anda bayar. Kalau itu mulai terjadi, kami akan menyampaikannya, bukan mendiamkannya sampai Anda kecewa dengan hasilnya.

Untuk hal yang berada di zona abu-abu, seperti perangkat yang secara fisik komputer tetapi isinya tanggung jawab vendor mesin, kami tetapkan siapa mengerjakan apa sejak awal.

Kalau Anda ingin akhirnya punya tim sendiri

Sebagian pelanggan memakai outsourcing sebagai jembatan sambil membangun tim internal. Kami tidak menghalangi itu dan tidak menganggapnya kehilangan.

Praktiknya, teknisi kami mendampingi staf IT baru Anda selama masa peralihan, menyerahkan seluruh dokumentasi, dan jumlah hari kehadiran diturunkan bertahap sesuai kesiapan. Kontrak disusun supaya bisa turun tanpa penalti.

Kalau diminta, kami juga bisa membantu menilai kemampuan teknis calon staf Anda dengan uji praktik yang sama seperti yang kami pakai sendiri. Keputusan perekrutan tetap sepenuhnya di tangan Anda.

Yang perlu disiapkan sebelum teknisi mulai ditempatkan

Penempatan berjalan jauh lebih lancar kalau empat hal ini sudah jelas sebelum hari pertama. Kami bantu menyusunnya kalau belum ada.

Pertama, siapa atasan langsung teknisi di pihak Anda untuk urusan sehari-hari. Ini bukan soal hierarki melainkan soal siapa yang menentukan prioritas saat ada tiga permintaan bersamaan. Tanpa itu, yang terjadi biasanya teknisi mengerjakan permintaan yang paling keras suaranya.

Kedua, lingkup pekerjaan tertulis, termasuk yang di luar lingkup. Yang paling sering perlu ditegaskan: perangkat pribadi karyawan, aplikasi khusus buatan vendor lain, dan pekerjaan yang bukan IT sama sekali.

Ketiga, akses apa saja yang diberikan dan siapa yang menyetujuinya. Teknisi yang tidak punya akses admin akan menghabiskan waktu menunggu persetujuan untuk pekerjaan rutin; teknisi yang diberi akses ke segalanya sejak hari pertama menimbulkan risiko yang tidak perlu.

Keempat, di mana teknisi bekerja dan peralatan apa yang disediakan. Meja, komputer, dan akses jaringan terdengar sepele tetapi sering baru diurus di hari pertama, dan itu membuang satu hari kerja yang sudah Anda bayar.

Kelima, sepakati bagaimana permintaan di luar jam kerja ditangani. Teknisi yang ditempatkan sering mulai dihubungi langsung oleh karyawan Anda lewat nomor pribadinya di malam hari, dan itu berakhir buruk untuk semua pihak: teknisi kelelahan, tidak ada catatan penanganan, dan Anda kehilangan gambaran berapa sebenarnya beban kerjanya. Tentukan jalur resminya sejak awal.

Keenam, tentukan bagaimana hasil kerja teknisi dinilai. Bukan penilaian formal seperti karyawan tetap, melainkan kesepakatan sederhana tentang apa yang dianggap berhasil: berkurangnya keluhan yang berulang, lengkapnya dokumentasi, dan berapa lama gangguan tertangani. Tanpa itu, penilaian jatuh pada kesan sesaat, dan kesan sesaat biasanya ditentukan satu kejadian buruk yang paling diingat.